WorkFlow е интелигентна система за управление на бизнес процесите в предприятието. Програмата дава желаната управленска, оперативна, счетоводна и статистическа информация за дейността на компанията във всеки един момент. Основната цел на WorkFlow е да дава възможност на мениджмънта ефективно да управлява ежедневните бизнес процеси. Само пълният контрол над бизнеса, позволява вземането на правилни и обосновани управленски решения.

Второто й предназначение е да дава необходимата оперативна и обобщена информация на счетоводството в ежедневната им работа, за месечното и годишно отчитане, при финансови и данъчни ревизии.

Ключовото предимство на WorkFlow е оптимизацията на цялата дейност на компанията, чрез автоматизиране на повечето операции, увеличаване продуктивността на служителите, минимални грешки и пестене на време.

WorkFlow е единна система. В програмата са интегрирани счетоводство, производство и продажби.

С WorkFlow се създават, въвеждат, обработват и съхраняват данни за първичните и вторичните счетоводни и други документи и счетоводните операции въведени към тях. От тази информация се получават записванията по счетоводните сметки. Т.е. програмата обработва и съхранява едновременно и основанието - документите и счетоводните записвания.

WorkFlow означава „работен поток” и отразява логиката за работа със системата – информацията се въвежда от служителите, като всички те са част от общия поток на бизнеса. Затова и архитектурата на WorkFlow е да обработва документи - основната логическа единица, носител на информация, независимо дали документа има счетоводен, търговски или материален смисъл.

WorkFlow предлага множество анализи:

• Фактологически – данни за определен обект или събитие;
• Хронологически – данни за операциите, свързани с квалифицирани; ресурсни потоци – стокови, парични и т.н.;
• Оборотни – обобщени данни за класифицирани ресурсни потоци;
• Кореспондентни – от типа „главна книга“;
• Сравнителни – по обекти и по периоди от време;
• Балансови и пост-балансови;
• Каскадни – данни за последователността от събития, настъпили следствие на определено събитие.

WorkFlow е система за малки, средни и големи предприятия с предмет на дейност търговия, услуги и производство. Програмата подпомага информационния поток между различните функции в предприятието, като счетоводство, материални запаси, продажби. Притежава мощен импорт на документи, номенклатури, дълготрайни активи, наличности в складовете и много други.

Трислойна Клиент-сървър архитектура е начинът, по който се реализира WorkFlow на практика. Техническата структура на софтуера се отнася към начините, по които потребителят взаимодейства със софтуера и начините, по които софтуера взаимодейства с компютърната машина. Програмата работи в локална мрежа от персонални компютри или на сървър, чрез отдалечен достъп. Софтуерът дава възможност за анализ и управление на информацията получавана от всички работни места във Вашия обект, възможност за връзка с много външни устройства, отдалечен контрол и администриране на системата.

Програмата има версия и на англиски език.

Функционални области на WorkFlow:

Независимо от непрекъснатото развитие и разнообразие в нуждите на организациите, Work Flow има няколко неотменни функционални области:

• Управление на продуктовата структура;
• Производство - отчитане на процесите по създаване или разпад на продукти;
• Формиране и анализ на себестойността на доставките, продуктите, печалба, разходи на фирмата;
• Счетоводно обслужване и финансово управление;
• Бизнес анализи.

Документи

Софтуерът обработва данни за документите и въвеждането на първични и вторични счетоводни документи е най-важната част от работата му. WorkFlow обработва данни от въведените документи, а не само счетоводните операции. Осчетоводяването по сметките се извършва в самите документи и се съхранява в тях, независимо колко е сложно и с колко операции е осчетоводено. Всеки въведен в програмата документ се разглежда по всяко време и от всяка справка. Корекциите в документите също са позволени, ако вече не са участвали в движение на материалните запаси, за разлика от корекциите в осчетоводяването, които винаги са допустими и възможни за всички документи. Естествено, в WorkFlow има много ограничения относно корекциите, наложени от логиката на програмата или от конкретен потребител. Едно от тях е заключването на документи за отминал отчетен период. Има възможност да се разглеждат, но без да се коригират. За всеки документ има информация кой потребител го е въвел и кой го е коригирал.

В таблицата с документите на WorkFlow, има една задължителна функция и тя е извеждането на хронологичен опис на въведената информация. Освен нея, списъкът документи може да се разгъне и да покаже ресурсите и счетоводните операции, включени във всеки отделен документ едновременно, без да се налага отварянето им по отделно. Съществуват три варианта за статус на документите - реално работещи, информационни или изключени. Информационните документи са важни, защото в тях се документират очаквани събития, данни за контрагенти, сметки, групи и др., а в същото време не променят реалните данни. Те могат да се генерират в реални документи. Изключените документи се визуализират на екран, но не засягат обороти, складове и т.н.

В WorkFlow има няколко ефективни начина за въвеждане на документи, с цел спестяване на време и усилия. Много бърза е опцията за създаване на нов документ, като копие на вече въведен. Тази опция е работеща при въвеждане на много еднотипни документи с еднакво съдържание. Също така, създаденият нов документ, има възможност за смяна на статуса, т.е. фактура за доставка да стане фактура за продажба със същите атрибути. Друг бърз метод е въвеждане чрез преобразуване, като една фактура се превръща в искане или в складова разписка. В програмата има възможност от няколко документа да се генерира нов обединен документ. Пример е масовото плащане, чрез което плащате онлайн неограничен брой фактури и заедно с това програмата автоматично създава платежно нареждане за всяка една фактура. По този начин се създават логически връзки между документите, които се показват в различните видове справки.

Осчетоводяването на документи във WorkFlow е бързо, лесно и интуитивно. Веднъж въведено и запаметено в даден тип фактура, при повторение на ситуацията, то се предлага автоматично. При въвеждане на осчетоводяването във всички случаи се предлагат и салдата по сметките и то след текущата операция, още преди запис на документа.

Въвеждането на фактите в документи свързани с материалната отчетност може да се автоматизира напълно, ако използвате бар код четец за избор на стоката чрез щрих код. Програмата може сама да генерира, запаметява и отпечатва етикети с щрих код, съдържащи цялата необходима информация за обработване на стоките. За търговските фирми има възможност да се създадат различни видове продажни цени – по групи, по контрагенти, по индивидуална ценова листа и т.н.

Голяма част от разплащателните документи /РКО, ПКО, платежно нареждане/ са свързани с фактурите и Work Flow може да ги генерира напълно автоматично от данните за фактурите, включително с всички счетоводни операции. Платежните нареждания имат възможност да се печатат по желан начин, да се извеждат във файл за електронно банкиране, да се осчетоводяват или да се използват само информационно. На базата на фактурите могат да се създадат други два типа документи – заявка за продажба и заявка за покупка. Към всички документи е предвидена възможност да се създават и извеждат гаранционни карти, сертификати за качество, договори и други. 

Доставчици и клиенти

В общият списък на контрагентите се намират характеристиките и подробна информация, които са предвидени да се въвеждат за всеки един доставчик или клиент. С цел облекчаване на работата по въвеждане на данни за нови контрагенти, чрез БУЛСТАТ програмата търси в база на Търговския регистър и извежда намерената информация, която с един бутон се прехвърля в паспортните данни на контрагента. Във формата за попълване на паспортни данни има място за въвеждане на свободен текст данни, на доставни и продажни цени, отстъпки, просрочия или лимити. Има възможност за свързване на контрагент с дадена ценова листа. За всеки контрагент може да се въведе обект – магазини, заведение, хотели, строителни обекти. А към самите обекти се въвежда допълнителна информация. За всеки контрагент, програмата предлага прикачване на външни файлове, достъпни за всички потребители в мрежата. Съществуват няколко групи, към които може да се присъединяват контрагентите, и които имат много широко приложение при извеждане на различни видове справки.

Приходни и разходни центрове /Складове и Обекти/

Програмата води на отчет материалите, изделията, инструментите, ДА и услугите на фирмата. Запомня се цялата история на приходите и разходите в натура и стойност за всеки ресурс. Ресурсите са организирани в списъци наречени складове и обекти /поръчки/. Складовете и обектите /поръчките/ имат свойство вид. Това дава възможност те да се организират в групи, чрез които се дава разделна справка за количествата по различните видове/типове складове, например нормални, закрити, консигнация и брак.

Между складовете и обектите /поръчките/ има и се състои в това, че в складовете се заприходяват материали, а към обектите /поръчките/ материалите се изписват. При вътрешно движение на материалите между складовете, общата наличност за фирмата не се изменя, а при изписвания от складовете към обектите /поръчките/ общата и складовата наличност за фирмата намалява. Т.е. изписаният материал за обект или поръчка се счита за вложен в производството или разходван. Най- общата характеристика на обекта, е че се счита за разходен център. И за складовете и за обектите /поръчките/ във всеки момент могат да се извеждат различни видове справки в натура и стойност.

Много важно е да се посочи, че за всеки склад или обект може да има много счетоводни сметки. Това е свързано с автоматиката при осчетоводяването.

Всяка фактура за покупка, по време на въвеждането си може директно да се разпредели по различни складове и обекти, и да се осчетоводи към съответните сметки. При разпределението по складове / обекти, осчетоводяването се извършва за всеки склад / обект по отделно. Информацията за сметките се вижда във фактурата, но се коригира от формата за разпределение. Както сметките, така и разпределението по складове има възможност да се коригира.

За натрупване на разходите на ресурси в разходните центрове в програмата се използва документ Искане. Важно е искането да не се използва при продажба на стоки, защото продажбата е външен разход за фирмата, а искането е вътрешен разход и няма да се показва при продажбите. Искането за изписване на ресурси се предлага в една универсална форма и може да се използва във всички случаи, в които се налага преместване на материали от един склад в друг склад или разход от един склад към един обект, поръчка или изделие или връщане на материали от обект, поръчка към склад или преместване на ресурси между обекти. Искането съдържа богата допълнителна информация и има възможност за осчетоводяване.

Сметкоплан

Програмата предоставя сметкоплан, който съдържа групите и синтетични сметки съгласно Закона за счетоводството. От тук нататък за всяка фирма, която се води с програмата, сметкоплана е индивидуален и най-общо казано различен от този за предишната година. За бюджетни предприятия се предоставя бюджетен сметкоплан, който съдържа всички параграфи в касата и банката и всички видове дейности. И в двата случая предоставеният сметкоплан може във всеки момента да се развива и допълва, както на синтетично, така и на аналитично ниво в дълбочина.

Формата на сметкоплана в WorkFlow, представлява две свързани части, визуализиращи го по два различни начина В лявата част са номерата и наименованията на сметките, представени в дървовидна структура със съответните връзки. В дясната част на формата, структурата е в разгърнат последователно по редове вид, като се дава информация за оборотите и салдата по сметките, т.е. дясната част е оборотната ведомост по сметки, разделена в две страници - текуща и за период. На всеки ред се показват номерът и името на сметката, началните обороти по дебита и кредита, верижно натрупаните обороти по дебита и кредита, верижно натрупаните обороти по дебита и кредита вкл. началните салда и крайните салда по дебита или по кредита. С един клик на мишката върху избрана сметка се извиква функция за обороти по сметка. След извеждането на списъка, всеки документ е достъпен за разглеждане и корекции.

При зареждане на оборотна ведомост за период в WorkFlow са създадени няколко критерия, от които потребителят може да избере, за да получи точната информация, без излишни подробности. Освен по дата, оборотната ведомост може да се зареди за конкретна или група от сметки, до определено ниво на аналитичност, за използваните в документите сметки и др. Могат да се изведат поотделно балансовите и зад балансовите сметки. За всяка група има междинен сбор и най-отдолу е общия сбор. Допълнителна екстра е извеждането на оборотна ведомост по кодове за консолидация.

За всяка сметка в сметкоплана, може да се въведе кореспонденция с други сметки или освен пари по тях може да се отчитат и количества, или информация за това къде се приключва годишно сметката. Месечното и годишното приключване на сметките се извършва автоматично. Необходимо е за всяка сметка да се въведе допълнителна информация в коя сметка се приключва.

Много полезна функция на сметкоплана е възможността да се местят оборотите от една сметка в друга, само с няколко клика на мишката. Също така, самият сметкоплан позволява пренареждане на сметките, копиране и корекция. За по-голяма сигурност има опции за заключване и отключване на сметките срещу корекция.

Справките в сметкоплана са разнообразни, като за всеки потребител на програмата може да се създаде нова справка, по зададени критерии. Движение по сметката е полезна и практична справка. Може да се извеждат едновременно до 7 броя справки за движение по сметките, които са активни на екрана, и да се гледат една или друга. Някои готови справки са тези за неплатените документи и тяхната възрастовата структура, справка за неплатените фактури от движение по сметки изведени като счетоводни операции, справки за движение по сметки с междинни сборове по време, зареждане на главна книга, зареждане на касова книга, като и при всички тях има различни опции за задаване на критерии.

Амортизации

При отваряне на иконата Амортизации на екран се зарежда инвентарната книга, която съдържа информация за всички дълготрайни активи, включени в баланса на предприятието – амортизируеми и неамортизируеми. От там се вижда картона с характеристика и амортизационен план на всеки актив, плюс още подробна информация. В него се въвеждат и сметките, необходими за осчетоводяването на амортизациите, което отнема 1-2 минути на месец. Данните в картона на ДА може да се коригират по всяко време. В WorkFlow има опция за заключване на даден актив, която забранява корекциите.

При отваряне на списъкът с ДА, към всеки има над 80 колони със счетоводна информация! Всеки потребител има възможност да настрои индивидуално кои колони да вижда.

Ако при въвеждане на фактура покупката е за ДА, програмата предлага да включи автоматично новия актив в инвентарната книга.

От справките по ДА са свързани с това да се изведе дадена група ДА и да се изчисли общата сума на амортизациите или общата стойност или нещо друго. За тази цел в софтуера е създадено търсене, което може да се извършва по редица условия, които извеждат желаната справка, включително и справка на ДА по счетоводна сметка /на заприхождаване или осчетоводяване на амортизациите/. Справките за бракувани и отписани или амортизирани ДА са готови и се извеждат за няколко секунди на екран. За инвентаризациите се извеждат справки за един или няколко склада по избор. Предвидена е възможност за създаване и извеждане на справки за ДА по желание на потребителите /RTF шаблони/, като видовете колони с информация се определят чрез настройка.

Една от екстрите на Work Flow е автоматичният импорт на данни за ДА от ексел, което изключително много улеснява работата на потребителите при смяна на софтуера.

Номенклатура

Общата характеристика на номенклатурите, е че се вижда наличността на ресурсите от всички складове за фирмата, т.е. меню Номенклатури, това е автоматично един обобщен склад за фирмата. Също там се виждат всички ресурси, независимо дали има движение по тях или не или дали има доставки и изписвания по тях. За удобство отделните групи ресурси са представени в отделни страници с имена: материали, дълготрайни активи, услуги, валути, изделия и инструменти.

Важен момент е въвеждането на основните данни за всеки елемент – материал, изделие или друго. В прозореца за данни има полета за мерни единици, номенклатурни и предметни номера, баркод, доставна и продажна цена, счетоводна сметка за автоматично осчетоводяване на фактури, срок на годност, продуктова такса, сериен номер, партида, заменяемост, количества за доставка, опаковка, наем, лихви, акциз и т.н. Предвидена в възможност в паспортните данни на всеки ресурс да се вижда информацията за фирмите доставчици, брой доставки, количества и цени. По всички тези критерии програмата генерира различни справки за стоки с изтичащ срок на годност, списък за доставки, по групи, количества, цени за произволни периоди от време.

За всяка група ресурси се извеждат всички справки – оборотна ведомост по складове, справки за подробното движени, справка за продажбите и др. Могат да се създават и произволни по сложност и съдържание справки, дефинирани от потребителя. Освен това, за избрана група ресурси могат да се правят групови корекции. Търсенето на желани ресурси от целия списък може да става по различни признаци - над 20 критерия за избор.

От Номенклатури може да се разпечатват ценови листи. Има предвидена специална опция за въвеждане на начисления и отстъпки към продажната цена на всеки елемент или на група елементи. Това се отнася и за самите цени на отделните елементи. Те могат да са различни за различните клиенти.

Работа с валути

WorkFlow води валутни сметки с автоматична преоценка на валутата в края на месеца и осчетоводяване на курсовите разлики. За тази цел се поддържат курсовете на всички необходими валути. Предоставят се курсове на основните валути от 1991 до датата на закупуване на програмата. Преоценката на валутата може да се извършва за желаните сметки и резултатите да се отразяват или в текущата или в други сметки. За всеки документ може да се изчисли курсова разлика в момента на въвеждане на счетоводната операция.

Таблицата с валутните курсове има много възможности за добавяне или премахване на колони, според потребностите на клиента. Полезна опция на таблицата е, че валутите могат да бъдат подредени по желан от потребителя ред. Валутни курсове може да се въвеждат и за бъдещи периоди. Показването на курсовете бива в цифров и графичен вид. Програмата изчислява средния курс на избрана валута за даден период от време.

Всяка фактура може да се въведе във валута, а WorkFlow преизчислява цената в лева през курса в лева и заприходява стоките и в лева и във валутна цена, и във втора валута. РКО и ПКО също имат възможност да се въвеждат във валута, като програмата изчислява левовата равностойност през курса и втората валута.

извеждане на оборотна ведомост, оборотите по сметките са в лева и във втората валута. Оборотите по валутните сметки се извеждат в лева, съответната валута и във втора валута. Програмата извършва автоматична преоценка на валутните сметки, които не са изключени от преоценката.

Цялата програма може да работи във втора валута, като това не е свързано в валутните сметки и няма нищо общо с отчитането на валутата и нейната преоценка.

Справки

В изпълнение на различни бизнес процеси, програмата генерира и използва ежедневно огромно количество данни. Анализите или както сме свикнали да ги наричаме „справките“, се използват за описание на начина по който потребителите могат да преглеждат и анализират тези данни. Възможностите на Work Flow варират от обикновени списъци до мощни статистически инструменти и сложни изчисления, които дават детайлна информация за потребителите. Всяка справка в Work Flow се генерира на база на всички или на избрани документи. От своя страна документи могат да се търсят и избират по различни условия и то в режим на добавяне и изключване от списък. Избирането на документите по даден проблем е достатъчно за извеждане на оборотна ведомост в количества и цени, движение по сметки и оборотна ведомост по сметки. В този смисъл в програмата няма справка, която да не може да се получи. Философията е следната – има документи по проблема /сделката/ има справки, няма документи няма справки. Това е съчетано с висока скорост на изчисленията и перфектна видимост на справките в цифров и графичен вид. Всяка таблица с данни, от своя страна може да се експортира в Excel, за да се обработи допълнително. Справките са активни и цифрите в тях могат във всеки момент да се “разгънат” обратно от кои точно счетоводни операции са съставени, от своя страна операциите от кои документи идват и накрая документите какво представляват. При необходимост в тях да се извършат корекции. Т.е. във всеки момент от крайните резултати може да се разглеждат въведените документи и то така, както са на хартията или както са създадени, и ако се налага да се извършат необходимите корекции за да се приведат в желания вид.

В програмата са предвидени специални форми в които чрез формули всеки сам може да се създават произволни по сложност справки свързани със сметкоплана. Така са създадени и се предоставят готови Баланса, ОПР, ОПП, собствен капитал, справката за шефа, Финансов анализ на фирмата, Касовото изпълнение на бюджета и други. Цифрите получени в тези справки могат във всеки момент да се разгледат от кои документи са получени. Тези форми, наречени финансови калкулации, се използват и за разпределение на общи разходи по желан от потребителите алгоритъм и за всякакви други справки по желание на потребителя. В WorkFlow са предвидени специални опции, в които чрез формули всеки сам може да се създават произволни по сложност справки свързани с количествата и стойността на ресурсите.

От въведените данъчни документи се получават всички справки за отчитане на ДДС вкл. файловете за регистрите за покупки и продажби, справката-декларация за ДДС, VIES – декларацията, Интрастат – декларацията и регистрите пристигания и изпращания към нея и справка-искане за възстановяване на акциз. Получават се складовата наличност, задълженията по контрагентите, справки по избрани или група документи,

Договори

В WorkFlow има възможност да се водят всички договори, сделки, оферти и т.н. Те участват в документооборота като изключени документи. Носят информация за някаква сделка без тя да е счетоводна или е такава поне докато документа не се включи. Договорите присъстват в списъка с документи, но не участват в сметките и складовете.

Програмата следи договорите, сумите и етапите на плащанията във времето. Договорите могат да бъдат за строителство, за продажба на имоти, за наем, за доставки и т.н. От договорите могат да се генерират автоматично фактури за продажба, а те от своя страна да се изпратят електронно към клиента.

Освен дата на падеж, в договора може да се създаде и план за плащанията във времето, да се следят плащанията или да се фактурира автоматично по този план. При промяна на датата на договора, автоматично се преизчисляват сроковете в дни за цялата таблица с плана за плащанията.

Предвидени са специални справки по изключените документи, които дават информация за изпълнението на договорите. Освен това са създадени и необходимите връзки между реалните счетоводни документи и изключените документи /договорите/.

Продажби

Програмата забранява продажба на материали без наличност. Но все пак, са предвидени специални опции, ако се наложи такава продажба. Това се прилага по изключение. И при продажбите и при изписването, се следи всяка доставка, която се засяга как се изчерпва, а при продажбите се следи и какъв е процентът на печалбата. WorkFlow освен доставките по документи, може да следи и серийните номера на всяко количество по всяка доставка или партидата на всяка доставка и да изписва или продава от точно определена партида или по точно определени серийни номера.

По всяко време в програмата може да се изведе форма съдържаща номенклатурата на продадените материали, изделия, услуги и пълен опис на документите свързани с продажбите за желан период от време. Тази информация е оформена в две страници - номенклатури и документи с възможност за бързо превключване от едната в другата. Номенклатурите са разделени на няколко листа – материали, изделия, инструменти и услуги. Предвидени са възможности за търсене по сложни условия, сортиране по различни признаци /до пет едновременно/. След това може да се разпечатва, разглежда движението и т.н.

WorkFlow следи всички доставки и всички продажби за даден материал, като всички документи за операциите по продажбите са достъпни по всяко време. В страницата с продажбите се показват и всички проформи т.е. документи, с които са договорени условията за продажба, но не са реална продажба. Тук могат да се търсят документи по дадено условие, например клиент, и след като се премине в страницата номенклатури, да се поиска съответните натури на всички документи т.е. винаги може да се направи справка какво е точно е продадено и на кого. Разбира се търсенето на документи може да бъде по най-различни условия и да се получават различни справки.

Много лесно се извежда и справка за продажбите на фирмата получена от документите. При извикването й има редица настройки, които дават възможност за различни по подробност справки. WorkFlow дава перфектна справка по продажбите с процента и сумите на печалбата по всяка сделка.

В програмата е предвидена опция за създаване на ценови листи, които подпомагат процеса по продажбите. В ценовите листи, цените на стоките може да са индивидуалните им цени, да бъдат въведени с формули или да бъдат по групи стоки. Всеки контрагент има опция да се свърже с индивидуална ценова листа, която от своя страна може да е валидна само за него или да е за група желани. Ценовата листа има опция за валидност, ако се налага цените да се коригират периодично. При изтекъл срок на валидност на ценовата листа и при създаване на фактура за продажба към съответния контрагент, WorkFlow съобщава, че срокът на избраната ценова листа е изтекъл. Тази опция за валидност се използва за създаването на ценови листи в промоционални периоди. За документите Ценови листи са активни всички опции, валидни за останалите документи.

Друг полезен документ за продажбите Обходният лист. Той е съвкупност от документи, изведени като справка, която може да има различно приложение. Най-широко се използва при разнос на стоки.

На базата на фактурите могат да се създадат два нови типа документи – заявка за продажба и заявка за покупка. Заявката за продажба се генерира от фактура за продажба. Чрез този документ, клиентът прави заявка за покупка към фирмата. Заявката не влияе върху складовата наличност и не се включва в регистъра за продажби. Заявките за продажби е предвидено да се показват в специална форма.

Заявката за покупка е документът, с който фирмата прави заявка за доставка към фирма. Тя също не влияе върху складовата наличност и не се включва в регистъра за покупки. Справките /допълнителните данни/, свързани със заявките за покупка се виждат само в меню Номенклатури. Предвидени са колони с информация за заявка за продажба, стойност на заявката, дати на заявките за продажби, свободно количество, което е равно на наличното количество минус заявките за продажба, очаквана доставка, стойност на доставката, дати на очакваните доставки. При отваряне на таблицата с номенклатури, всеки ресурс е оцветен, ако наличността му е под минимално и над максимално количество. Това дава възможност веднага да се направи преценка за наличностите. Минимума може да е нула или друга желана стойност.

WorkFlow работи и с резервирани количества по заявки за продажба. Резервиране на количества по даден ресурс, означава, че програмата не разрешава продажба или изписване на този ресурс към клиент, който няма резервация, ако наличното количество в момента по този ресурс е по малко или равно на резервираното. Ако има няколко клиента с резервации за един ресурс, то ще се изпълняват заявките по реда по който реши търговеца. Резервират се едновременно количествата на всички стоки въведени в заявката, т.е. не може в един документ един ресурс да е с резервиране, а друг не.

При производството и търговията с хранителни стоки, от изключителна важност е партидата. В WorkFlow партидите да се използват във фактурите за придобиване или продажба на всеки ред, в складовите разписки на всеки ред, в исканията за изписване на материали /суровини/ в производството, на всеки ред.

При използване на партиди, в програмата има опция да се забрани продажбата на стоки, ако не се въведе партида и по тази партида да има наличност. Ако разходваното количество е по голямо от това в една партида, тогава програмата автоматично ще раздели количеството на толкова реда, колкото има наличност по различните партиди. Ако няма достатъчна наличност по всички партиди, тогава ще позволи да се разходва точно толкова, колкото има по партидите. За всяка партида се въвежда име, код, дата на производство, годност, разрешение за продажба, пределна цена, гаранция.

Производство

Производството е сфера в WorkFlow, за която може да се каже много. Тази част от програмата отговаря на нарасналите потребности на производствените компании за по-добро планиране на доставките и процесите.

Технологията за управление на производството в програмата, най-общо казано, протича в пет фази:

• Заявка от клиента или вътрешна заявка;
• Искане за резервиране на наличните количества стоки;
• Поръчка за производство;
• Заприходяване на готовата продукция;
• Продажба.

Всяка от тези фази се състои от различни действия, за да се завърши. Примерно, при резервиране на наличностите за продажба, те да не са достатъчни и се налага допълнително производство за изпълнение на цялата заявка. В програмата лесно може да се генерира документ за липсващите количества, директно от заявката. Поръчката за производство, също се генерира автоматично от заявката, като има няколко варианта за визуализиране на необходимите материали. Още в документа за поръчка има възможност за избор на склад, от който се изписват на материали и склад, в който да се заприходи на готовата продукция. В поръчката може да се осчетоводи целия процес по изписването и заприхождаването.

От поръчката за производство, може да се отпечатат Маршрутни карти. За да бъдат коректни МК, във всяка рецепта е необходимо да са описани операциите, които ще се извършват върху изделията. Тези операции се подреждат в технологична последователност, като в някои случаи имат и количествен измерител /норма/.

От документа за поръчка се генерира информационен документ, от който се получава обобщена информация за материалите, които се полагат и са изписани по отделните изделия в поръчката или документи за липсите на полагащите се материали и изделия. От документите за липсващи материали, автоматично се генерира Заявка за покупка или доставка, а от заявката – фактура.